Cómo funciona una agenda en la nube para escuelas infantiles y guarderías

Nos ocurre con frecuencia que los clientes, en este caso la dirección de las escuelas infantiles, tiene dudas sobre cómo funciona exactamente una agenda digital infantil. ¿Qué es lo que hay detrás? Intentaremos dar una explicación simple y muy genérica para disipar las principales dudas.

¿Que quiere decir eso de agenda infantil en la nube? ¿Dónde están los datos?

"En la nube" no es más que la forma "moderna" de decir "En internet"... Es decir, que el hecho de que esté en la nube, lo único que implica es que es accesible desde cualquier dispositivo con conexión a internet del mundo. (Obviamente será necesario el nombre de usuario y contraseña para poder entrar).

Respecto a los datos, se encuentran en un disco duro (o varios), que se ubican en un servidor (básicamente un ordenador) que es el encargado de transmitir continuamente la información necesaria para que podamos acceder a los datos de nuestra agenda.

Es decir, que si el servidor se apaga, o se satura por falta de memoria, o tiene cualquier problema, dejaríamos de poder acceder a nuestros datos. Con los consiguientes problemas para nosotros.
(Se puede usar más de un servidor, haciendo uno de espejo del otro y otras configuraciones para evitar eso, pero no entraremos en esos detalles en esta explicación básica del asunto)

¿Están seguros los datos de mi guardería en la nube?

La respuesta más honrada para este punto es: "Tanto como permita la tecnología actual".

Las agendas en la nube para guarderías (siempre que estén desarrolladas por profesionales) utilizan las mismas medidas de seguridad que cualquier plataforma web seria (bancos, grandes corporaciones, tiendas online que trabajen con datos bancarios/tarjetas de crédito, etc). Y encriptan las comunicaciones bajo el protocolo de seguridad SSL, dificultando que la comunicación entre el servidor y el dispositivo que se conecte a él puedan ser interceptadas.

¿Puedo obtener una copia de todos los datos que estén en la nube? ¿Se pueden borrar?

Sí. Como ya hemos explicado, toda la información de nuestra agenda infantil se guarda en uno o varios discos duros que se encuentran en un servidor. Por tanto, se pueden copiar estos datos sin ningún problema.

Existen empresas que son reacias a ofrecer una copia al cliente cuando éste se lo solicita, o no le informan de que esa posibilidad existe. Es una forma de "secuestrar" la información y que el cliente se lo piense dos veces antes de rescindir su contrato con la agenda digital. Por miedo a perder los datos, o miedo a no saber en qué formato se lo entregarán.

La agenda infantil en la nube de My Nursery Manager, por ejemplo, ofrece la posibilidad de tener una copia de todos los datos en formato excel. Aparte de las fotos, vídeos y demás archivos de otro tipo que se hayan subido en su correspondiente formato. De esta forma, el cliente recibe todo en un formato que puede leer desde cualquier ordenador.

Sobre si los datos pueden o no borrarse, la respuesta es evidente: Sí. En caso de que una escuela infantil tenga que prescindir del uso de la agenda, y quiera que todos los datos se borren del servidor, no hay ningún problema.

De hecho, la mayoría (si no todas) de las agendas en la nube para escuelas infantiles, borran dichos datos automáticamente cuando un cliente decide dejar de usar su agenda.

Y entonces, ¿qué pasa con las APP agenda en la nube que me descargo en iTunes o en play store? ¿Cómo encajan en todo lo dicho anteriormente?

Cuando descargamos una aplicación para smartphone de una agenda infantil que trabaja en la nube, sólo estamos descargando el código fuente de un pequeño programa que se conectará al servidor antes mencionado. Es decir, todos los datos que vemos de la agenda en nuestro smartphone NO están en nuestro teléfono, sino en el servidor que mencionamos al principio de este post. Podemos borrar tranquilamente la app del teléfono y acceder a ella desde otro dispositivo y veremos que los datos, lógicamente, siguen ahí (si no, ya no sería "en la nube"...)